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企业移动办公最后一公里的软肋
来源: ‖ 作者: ‖ 点击: ‖ 时间:12-10-17 11:53:22 ‖ 【 】‖ 我要投稿
当所有人都认为移动进入企业办公是水道渠成之事儿,有分析人士更是认为移动办公是企业移动信息化建设的下一个金矿。为此,众IT厂商纷纷在经过一年多的潜心研发后推出自已的移动办公解决方案,可是在走过上半年宣传的攻坚大战之后,才憣然醒悟移动办公市场并未成熟,黄金遍地并非人人都能淘到,问题到底出在哪儿呢?

  近日外媒的一篇报道我们似乎能找到答案,随着云计算环境的日益成熟,云端应用将进入高速发展的阶段,对企业而言,移动信息化的建设里程才真正步入高速路上,让企业成员随时随地可以处理个人公务或是协同作业,已成为企业CIO们在2013面临的重要课题。因此,如何打造企业移动的办公环境,已写入企业管理者下一个五年计划当中。信息移动化是云端门户应用系统的基础,不论企业的系统是以公有云或私有云的方式租赁或自建,都是为了能达到让员工作业实时化、去除信息沟通的障碍、以及随时机动的提供管理者必要且足够的决策信息。

  而一般企业在移动办公门户时,最容易遇到的问题在于如何在移动门户系统中,妥善的将适当的功能开放给适合的对象,并且在平行员工或有上下归属的组织关系中,如何设置分享必要信息的权限。一旦系统建设完成,企业及员工所有的作业信息都会透过这个统一平台来建设、发布及运作,若是没有一个合理的IT规划,就会造成工作的混乱。因此在CIO在建设前,建议可以参考以下几项原则:

  权限架构的考虑

  功能使用区隔,员工个人可以使用哪些功能,信息分享限制,自愿分享(个人)与强制分享(组织),数据访问权限,不同身分别或个人可以存取哪些数据,窗体权限,不同身分别可以使用哪些电子表单。

  企业所需求的功能

  协同日历、资源管理、电子签核、企业实时通、文件管理、项目管理、知识管理等。

  系统整合需求

  需要打通哪些企业内部现行的操作系统、系统融合的机制。员工个人工作、企业内部协同工作及企业知识、信息沟通等,都是系统建设需要考虑的问题。不同层面之工作完整的串连,达到个人工作(纵向)以及跨单位的协同作业(横向)效率提升。

  为此,移动办公的专家就曾指出一套完整的移动信息门户系统,必需具备整合员工个人工作管理、web mail、电子签核、项目管理、知识管理、讯息公告等企业运作所需的各项作业,方便内部信息实时共享。

  此外,电子签核要透过Web云端作业,透过笔记本电脑、平板、智能型移动设备,可随时随地进行签核作业,所有的签核历程与进度都可在在线随时查看,完全掌握单据状况。最重要的,协助企业保存文件,将数据集中管理于档案管理、知识库,并针对文件、文件夹进行严谨的权限设定,为企业作严格把关,更将知识与经验完整保留。

  企业透过建设移动信息化门户系统,可以让企业在激烈的竞争环境中,随时应变,提高竞争力,但要如何确保建设成功,有些原则必须要注意及掌握。例如:移动化门户的各项系统模块应慢慢导入,初期以让用户习惯系统接口为优先;此外,多利用系统发布公告,让用户习惯登入系统;权限与资料控管在前置规划时应明确;原有的内部信息系统先行做规划,待系统使用一段时间后,再做整合;移动门户系统的导入是整体组织的事情,并非IT人员的工作而已,相关主管单位需要一起进行讨论。

  当移动信息系统已经导入企业,整合的问题会紧接而来,封闭的软件包并非长久之计,大型企业最后需要拥有程序的原始码。毕竟移动信息化系统是需要企业全员参与使用才能发挥成效,只要能掌握上述的原则,循序渐进的导入,相信必可为企业创造最佳的效益,而透过Web化的作业方式,当移动信息系统的工作愈完整、数据愈丰富,移动办公的便利性也就愈能完整的实现。

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